Làm việc theo nhóm cực hiệu quả với Google Docs

Google đã rất thành công và nổi tiếng với các dịch vụ của mình, có thể kể đến những dịch vụ đã đi sâu vào đời sống của mọi người như Youtube, Gmail, hay trang web tìm kiếm Google. Một trong những dịch vụ tuy mới nhưng rất có tiềm năng của Google là Google Docs cho phép tạo tài liệu và làm việc ngay trên nền đám mây. Có thể nói đây là một dịch vụ mang tính đột phá của Google, chỉ cần một máy tính có kết nối Internet là bạn đã có thể tạo ra các tập tin tài liệu một cách dễ dàng mà không cần đến bộ phần mềm văn phòng đắt tiền của Microsoft.

 

Hơn thế nữa, Google Docs còn cho phép bạn lưu dữ liệu lên nền đám mây để có thể chỉnh sửa chúng ở bất kỳ một máy tính nào khác. Không chỉ vậy nếu biết cách sử dụng, Google Docs hoàn toàn có thể là một kênh giao tiếp hiệu quả trong công việc của bạn. Bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng công cụ spreadsheet trong Google Docs để làm việc theo nhóm một cách hiệu quả.

 

Trước hết bạn hãy đăng nhập vào tài khoản Gmail của mình.

 

 

Sau đó hãy bấm chọn Documents, bạn sẽ được chuyển sang trang Google Docs.

 

 

Giao diện của Google Docs là khá dễ nhìn và quen thuộc với những người đã từng sử dụng Gmail. Ở phía trên cùng bạn sẽ có một thanh tìm kiếm các tài liệu đã lưu trên Google Docs. Phía trái bên dưới là nút Create new để tạo tài liệu mới, bạn có thể sử dụng nút Upload ở bên phải để tải những tài liệu của mình lên server của Google Docs nhằm tiện cho việc chỉnh sửa ở mọi nơi.

Để tạo mới một spreadsheet bạn hãy chọn Create new, một danh sách sẽ hiện ra bên dưới. Bạn hãy chọn Spreadsheet.

 

 

Một trang web mới sẽ được mở ra dẫn đến tài liệu mà bạn vừa tạo. Về cơ bản thì Spreasheet là một bảng tính excel đơn giản của Microsoft Office vì thế sẽ không có gì lạ lẫm cho những người mới sử dụng là dân văn phòng lâu năm. Tuy không được đầy đủ như Excel nhưng Spreadsheet lại sở hữu những tính năng chia sẻ phong phú và đa dạng của điện toán đám mây giúp cho bạn có thể làm việc một cách hiệu quả.

 

 

Bạn hãy bấm vào mục Unsaved spreadsheet để đặt tên cho spreadsheet.

 

 

Tiếp theo là bạn có thể bắt đầu soạn dữ liệu cho spreadsheet vừa tạo được rồi, sau khi soạn xong dữ liệu, Google Docs sẽ tự động lưu lại dữ liệu cho bạn.

 

 

Bước tiếp theo, bạn hãy bấm nút Share ở phía bên phải của giao diện Google Docs để thiết lập các tùy chọn chia sẻ cho các thành viên trong nhóm. Google Docs cung cấp các tùy chọn chia sẻ cho người dùng như: Chia sẻ riêng tư, gửi email chia sẻ, gửi tài liệu qua mail đính kèm, chia sẻ qua web cùng với các thiết lập về thông báo.

 

 

Khi muốn chia sẻ với một vài người cụ thể bạn hãy bấm vào tùy chọn Share hoặc Email collaborators để mở ra cửa sổ Share settings. Tại đây, bạn có thể thực hiện việc chia sẻ bằng cách gõ địa chỉ email của người mà mình muốn chia sẻ vào mục Add people. Bên cạnh mục Add people sẽ là các quyền mà bạn sẽ có thể áp dụng cho người mà mình chia sẻ như chỉ có thể xem hoặc có thể chỉnh sửa. Mặt khác cũng có tùy chọn để Google Docs thông báo cho người mà bạn chia sẻ thông qua email. Khi đã thiết lập xong, bạn hãy bấm nút Share & save để các thay đổi có hiệu lực.

 

 

Cũng trong cửa sổ này, bạn sẽ có thể thay đổi các chính sách chia sẻ từ private sang public. Việc này là rất cần thiết nếu bạn muốn tạo một bản đăng kí online để mọi người có thể dễ dàng vào đăng ký. Để thực hiện việc này bạn hãy bấm vào nút Change ở dòng Private - Only the people listed below can access.

 

 

Các chính sách chia sẻ sẽ hiện ra, bạn hãy chọn một trong hai chính sách đầu tiên sao cho phù hợp với mục đích sử dụng. Khi muốn dùng spreadsheet như một bản đăng kí online, bạn cần phải đánh dấu vào ô Allow anyone to edit (no sign-in required). Sau khi thực hiện xong bạn hãy nhấn save.

 

 

Google Docs sẽ cung cấp cho bạn một liên kết dẫn đến tài liệu. Công việc tiếp theo của bạn là chia sẻ liên kết này trên Facebook hay các diễn đàn để mọi người có thể đăng kí trực tuyến.

 

 

 

Google Docs cũng cung cấp thêm tùy chọn gửi tài liệu qua email đính kèm thông qua mục Email as attachment.

 

 

Bạn hãy đánh email của người mà bạn muốn gửi vào mục To. Các định dạng đính kèm mà Google Docs hỗ trợ là Excel, Open Ofice và PDF. Sau khi đã soạn xong nội dung email, bạn hãy bấm vào nút Send để gửi.

 

 

 

Tùy chọn cuối trong việc chia sẻ đó là Publish to the web, bạn có thể chuyển tài liệu của mình lên các website dưới dạng mã nhúng hay PDF hoặc txt. Sau đó Google Docs cung cấp một liên kết và thông qua liên kết này những người được chia sẻ sẽ có thể tải tập tin này xuống máy tính của họ.

 

 

Ngoài ra, cũng có tùy chọn Notifications rules để bạn có thể dễ dàng theo dõi và quản lý khi có sự thay đổi của tập tin.

 

 

Sau khi đã chia sẻ tài liệu vừa tạo, các thành viên trong nhóm sẽ có thể báo cáo công việc một cách dễ dàng. Google spreadsheet là một cách làm khá hay khi bạn muốn tạo một bản đăng ký online hay muốn áp dụng một kênh giao tiếp hiệu quả trong làm việc nhóm nhất là đối với những thành viên ở xa.

 

 

Chúc các bạn thành công.